Viele Sponsoren, die klinische Prüfungen unter der MDR vorbereiten, sehen sich bei der Planung von Einreichungen in Deutschland mit einem ähnlichen Anliegen konfrontiert: unvorhersehbare Zeitabläufe und umfangreiche Rückfragen sowohl seitens der Ethikkommission (EK) als auch der zuständigen Behörde (CA), insbesondere des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM).
Deutschland wird weithin als eines der anspruchsvollsten regulatorischen Umfelder in Europa wahrgenommen. Sponsoren berichten häufig, dass Nachfragen sehr detailliert, iterativ und teilweise schwer vorhersehbar sind. Dies kann zu Verzögerungen, höheren Kosten und interner Unsicherheit führen.
Allerdings ist Deutschland nicht per se „schwierig“. Vielmehr erwarten Ethikkommission und zuständige Behörde von Anfang an ein hohes Maß an Klarheit, Konsistenz und fundierter Risikobegründung sowie vollständige, verständliche und konsistente Studienunterlagen.
Aus Sicht des Sponsors beginnt der Erfolg in Deutschland lange vor der eigentlichen Einreichung. Entscheidend ist, den Prozess als strukturierte Risikokommunikation zu verstehen und nicht lediglich als Dokumentationsaufgabe.
Beachten Sie, dass die Einreichung bei der zentral zuständigen Ethikkommission (= die für den Leiter der klinischen Prüfung in Deutschland verantwortliche Ethikkommission) und bei der zuständigen Behörde gleichzeitig erfolgt. Das Einreichungspaket ist identisch. Daher müssen ALLE Unterlagen zum Zeitpunkt der Einreichung vollständig vorliegen.
Beachten Sie, dass bei bildgebenden Verfahren mit Strahlenexposition, die nicht dem Versorgungsstandard entsprechen, zusätzlich ein Antrag bzw. eine Anzeige beim Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) erforderlich ist. Das entsprechende Dossier umfasst zahlreiche Formulare, deren Ausfüllung zeitaufwendig ist. Dieses BfS-Dossier muss im selben elektronischen Portal hochgeladen werden wie die Unterlagen für die Ethikkommission und die zuständige Behörde, wird jedoch ausschließlich vom BfS geprüft. Daher muss auch dieses Paket zum Zeitpunkt der Gesamteinreichung vollständig vorliegen. Aus diesem Grund ist eine sorgfältige Planung, welche Unterlagen benötigt werden und bis wann diese vorliegen müssen, von entscheidender Bedeutung.
1. Klinische und regulatorische Narrative frühzeitig abstimme
Stellen Sie sicher, dass der Prüfplan (Clinical Investigation Plan), die Risikomanagementakte und die Prüferinformation (Investigator’s Brochure) dieselbe inhaltliche Linie verfolgen. Inkonsistenzen zwischen diesen Dokumenten gehören zu den häufigsten Gründen für Rückfragen.
2. Sicherstellen, dass die Unterlagen alle erforderlichen Informationen enthalten
Die MDR beschreibt den Inhalt bestimmter Dokumente, und es stehen mehrere MDCG-Leitlinien zur Verfügung, die detaillierte Informationen zu deren Anforderungen geben. Halten Sie sich konsequent an diese Leitlinien und nutzen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.
Ethikkommissionen und zuständige Behörden in Deutschland prüfen sehr strikt, ob die Vorgaben der MDR eingehalten wurden. Lücken werden in der Regel bereits während der Validierungsprüfung des Einreichungsdossiers festgestellt. Beachten Sie, dass in dieser Phase nur ein begrenzter Zeitraum für Überarbeitungen zur Verfügung steht. Fehlende oder unvollständige Angaben, die nachträglich geklärt werden müssen, führen daher schnell zu unnötigem Stress und Zeitdruck auf allen Seiten.
3. Stellen Sie sicher, dass die Einbindung externer Partnerklar beschrieben ist
Wenn Sie externe Partner einbinden (z.B. zentrale Labore für Bildgebung oder Gremien, die über die Eignung von Studienteilnehmern entscheiden), stellen Sie sicher, dass deren Rolle in den Studienunterlagen klar beschrieben ist (wer sie sind, welche Aufgaben übernehmen sie, wie führen sie diese Aufgaben aus, wie werden Entscheidungen dokumentiert und kommuniziert).
4. Risikobasierte Prüfung antizipieren
Deutschland erwartet eine fundierte Begründung des Nutzen-Risiko-Verhältnisses, insbesondere bei First-in-Human-(FIH)-Studien oder neuartigen Technologien. Eine proaktive und klare Darlegung der Endpunkte, der Sicherheitsüberwachung sowie der Abbruchkriterien reduziert unnötige Rückfragen und Verzögerungen. Wenn es sich um eine FIH-Studie oder eine neuartige Technologie handelt, sollte eine schrittweise Einbeziehung bzw. Behandlung der Patienten in Betracht gezogen werden, um mögliche Sicherheitsprobleme frühzeitig zu erkennen (z.B. Behandlung von Patient 1 mit anschließender Nachbeobachtung über einen definierten Zeitraum; bei unauffälligem Verlauf Behandlung von Patient 2 usw.; nach einer definierten Anzahl von Patienten kann dieses Vorgehen gegebenenfalls angepasst oder beendet werden). Zudem kann es sinnvoll sein, ein Data Safety Monitoring Board (DSMB) sowie ein Clinical Event Committee einzurichten, insbesondere bei FIH-Studien oder innovativen Technologien.
5. Investieren Sie in Sprache und Klarheit
Auch wenn Einreichungen in Englisch erfolgen, schätzen die Behördenprüfer der Dossiers eine klare und strukturierte Sprache. Vermeiden Sie übermäßig werbliche oder mehrdeutige Formulierungen. Sind Dokumente unklar, unnötig komplex oder inkonsistent, erhöht dies das Risiko aus Sicht der Behördenprüfer. In der Folge werden mehr Rückfragen gestellt. Eine klare und präzise Sprache reduziert Unsicherheiten und damit auch die Anzahl der Fragen.
6. Vorbereitung auf die Einreichung bei der Ethikkommission (EK)
Die Ethikkommission konzentriert sich in der Regel auf den Schutz der Studienteilnehmer, die Aufklärung und Einwilligung, die Rekrutierung sowie die Belastung für die Patienten. Eine gut gestaltete Patienteninformation und Einwilligungserklärung (ICF) ist daher von zentraler Bedeutung. In Deutschland stehen ICF-Vorlagen zur Verfügung. Die Verwendung der jeweils korrekten Vorlage ist zwingend erforderlich und reduziert die Anzahl von Rückfragen oder Änderungsanforderungen durch die Ethikkommission. Berücksichtigen Sie zudem weitere patientenbezogene Unterlagen wie Fragebögen, Implantat-Karten oder Rekrutierungs-materialien.
7. Spezifische Dokumentation für Prüfzentren
Für die Einreichung sind zahlreiche prüfzentrumsspezifische Unterlagen erforderlich. Jeder beteiligte Prüfer muss benannt sein, und die entsprechenden Dokumente müssen eingereicht werden. Daher ist es wichtig, dass der Prozess der Auswahl der Prüfzentren abgeschlossen oder weitgehend abgeschlossen ist, wenn mit der Vorbereitung der regulatorischen Einreichung begonnen wird.
Mit einem strukturierten Vorgehen beobachten Sponsoren häufig:
Am wichtigsten ist, dass der Prozess insgesamt besser steuerbar und transparenter wird.
Wenn Sie eine Einreichung in Deutschland planen, sollten Sie sich auf folgende Prioritäten konzentrieren:
Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Unser Team ist bereit, Sie zu unterstützen.